Att hantera sin bokföring digitalt är en bra idé och något som de flesta redan gör idag, vare sig de sköter bokföringen själva i ett bokföringsprogram eller anlitar en redovisningsbyrå. Nästa steg att ta är att ha bokföringen till molnet och kanske till och med automatisera bokföringen med hjälp av en mobil tjänst eller app.
Problemet är bara att det finns många bokförings-appar på marknaden som påstår sig automatisera din bokföring, men som i själva verket bara erbjuder ett automatiserat stöd för dig när du bokför på egen hand. Det är väl ingen vits? Automatisering på riktigt borde väl snarare handla om att du ska slippa så mycket av administrationen så mycket – inte att du ska fortsätta göra allt själv?
Här följer därför fem frågor vi tycker att du borde ställa dig när du kikar på bokförings-appar.
Läs också: "Tre skäl att automatisera er bokföring"
1. Vill du skanna själv?
I den bästa av världar ska du som sagt behöva göra så lite administration som möjligt själv. Därför vill du helst slippa lägga tid på att skanna eller fota dina leverantörsfakturor för att få in dem i appen – de ska ju hamna där per automatik. På samma sätt vill du slippa sköta betalningarna själv – de kan ju appen sköta åt dig.
När du kikar på appar bör du därför försäkra dig om att tjänsten erbjuder en funktion som gör att alla fakturor från dina leverantörer kommer direkt in i appen, samt att tjänsten är kopplad mot ditt bankkonto så att den kan betala fakturorna åt dig (med ditt godkännande såklart). På så sätt slipper du göra mer med leverantörsfakturorna än att godkänna betalningar med ett knapptryck i appen. Inga fler kuvert med räkningar, krångel med OCR-nummer eller skrymmande pärmar.
2. Ingår fakturering?
Äkta automatiserad bokföring ska ske i realtid. Det betyder att alla utgifter ska bokföras per automatik, direkt när de sker. Och alla inkomster ska bokföras automatiskt när pengarna kommer in på kontot. Gott så.
Men för att kunna ha full koll på din ekonomi bör du även kunna se framtida inkomster i appen. Därför är det viktigt att du kan fakturera i appens eget system. Fakturor som skapas i ett annat system syns ju inte i appen, vilket gör att du inte kan ta ut rättvisa rapporter över din ekonomi.
Fakturering ska ingå i tjänsten alltså. Och i priset.
3. Är appen synkad med alla storbanker?
För att få ut mesta möjliga av din mobila bokföringstjänst ska den både kunna sköta dina betalningar och synka automatiskt mot ditt bankkonto för att hålla koll på om dina kunder betalar sina skulder i tid, m.m. Då gäller det att appen har stöd för att koppla upp sig mot just din bank.
Många bokföringsappar är nämligen begränsade till några få banker, vilket gör att du antingen måste byta bank eller tvingas jämföra bokföringen med kontot på egen hand. Sånt tar onödig tid.
På tal om det – när du väl försäkrat dig om att appen har stöd för din bank, dubbelkolla också att tjänsten synkar ditt konto automatiskt. Om du själv måste logga in för att initiera en bankkonto-synk är det ju ingen idé att ha den.
4. Hur funkar momsredovisningen?
Då och då ska momsen redovisas till Skatteverket. Vissa vill göra det månadsvis, andra varje kvartal och några en gång om året. Flexibilitet är gott och det ska appen som du väljer tillåta. Välj alltså inte en tjänst som tvingar dig att redovisa moms månadsvis bara för att det passar in i deras processer.
Och när vi ändå är inne på moms – se till att den tjänst du väljer både deklarerar och betalar momsen åt dig, så slipper du bry dig om att det närmar sig den 12:e i månaden. Sånt ska ju appen hålla koll på.
5. Ingår årsbokslut?
Det borde det göra. Om bokföringen är automatiserad på riktigt ska ditt årsbokslut ingå i tjänsten när räkenskapsåret är slut. Samma sak gäller din bolagsdeklaration.
Det viktiga är inte bara att kolla om årsbokslutet kan hanteras av tjänsten – det kan den säkert. Det du bör kontrollera är om boklsut och bolagsdeklaration ingår i priset. Du vill ju betala samma summa för din bokförings-app varje månad – även i bokslutstider.
Är Wint rätt app för dig?
Det gäller med andra ord att göra sin läxa innan man väljer en tjänst för att automatisera bokföringen. Fundera över vad som är viktigt för dig. Att spara riktigt mycket tid? Att hålla nere kostnaden? Eller båda två?
Du har säkert redan gissat det, men Wint är en av få (kanske den enda?) automatiserade bokföringstjänster som kan bocka av alla punkter på listan ovan. Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vi kan automatisera din ekonomi.
