Bokföring. Ett ord som kan ge den mest luttrade företagare kalla kårar längs ryggraden. Faktum är att en övervägande majoritet av alla småföretagare som får frågan om vilken del av sin vardag de helst skulle vilja slippa svarar just bokföring. Men vad innebär bokföring? I den här guiden går vi till botten med grunderna.
Bokföring är i korta drag en sammanställning av de inkomster (intäkter) och utgifter (kostnader) som finns i en verksamhet. I bokföringen kan dessa intäkter och kostnader utgöras av exempelvis pengar, varor, utfört arbete, skatter m.m.
Att bokföra innebär alltså att man ordnar och rapporterar alla bolagets affärshändelser på ett systematiskt och överskådligt sätt. En affärshändelse är en in- eller utbetalning som direkt påverkar bolagets resultat, till exempel ett inköp eller när en kund betalar din faktura.
Varje affärshändelse som bokförs ska kunna styrkas i form av dokumentation, en så kallad verifikation, vilken kan utgöras av exempelvis ett kvitto eller en faktura.
Många använder bokföring och redovisning för att beskriva ungefär samma sak, men faktum är att begreppet har olika betydelse. Bokföring handlar om att registrera ett bolags affärshändelser medan redovisning är ett vidare begrepp som också innefattar bland annat bokslut, deklarationer och rapportering till Skatteverket, Bolagsverket, m.m.
Men eftersom de båda begreppen är så likvärdiga går de ofta in i varandra. När man pratar om löpande redovisning syftar man till exempel på den löpande bokföringen, dvs den löpande/dagliga bokföring som görs för varje affärshändelse som sker i bolaget.
Redovisning brukar delas upp i extern redovisning och intern redovisning. Den externa redovisningen är reglerad enligt lag – alla företag måste redovisa sin ekonomi för att externa parter ska kunna ta del av bolagets resultat och ställning. Den interna redovisningen syftar istället till att ge interna intressenter (d.v.s. de som arbetar inom bolaget) relevant information.
Ekonomisk redovisning syftar alltså till att sammanställa och dokumentera all relevant information om ett företags ekonomi och i denna rapportering ingår bokföring av alla affärshändelser i form av in- och utbetalningar, som i sin tur ligger till grund för bokslut och årsredovisning.
När affärshändelser registreras i bokföringen måste det göras på ett sätt som uppfyller två olika kriterier för att anses vara korrekt enligt bokföringslagen. Detta kallas grundbokföring och huvudbokföring.
I grundbokföringen registreras alla affärshändelser i kronologisk ordning. Man utgår alltså från transaktionsdatum och registrerar alla affärshändelser med hjälp av verifikationsnummer.
Huvudbokföringen går istället ut på att systematisera redovisningen så att man får en översikt över bolagets resultat och ekonomiska ställning. Det innebär i praktiken att affärshändelserna bokförs på olika bokföringskonton beroende på vilken typ av kostnad eller intäkt det rör sig om.
Dessa konton följer en så kallad kontoplan, det vill säga en förteckning över alla bokföringskonton som bolaget använder för sin redovisning. De flesta svenska företag använder någon variant av den så kallade BAS-kontoplanen, som du kan läsa mer om på bas.se
Hittills har vi alltså lärt oss att affärshändelser ska bokföras i kronologisk ordning och fördelas ut på bokföringskonton som representerar vad händelsen avser. Detta förfarande följer en internationell standard som kallas dubbel bokföring.
Dubbel bokföring innebär att varje transaktion ska bokföras på minst två olika konton. Man kan säga att bokföringen är uppdelad i två delar som alltid ska spegla varandra. På ena sidan – debet-sidan – bokförs resurser som tillförs verksamheten och på andra sidan – kredit-sidan – bokförs var verksamheten tar resurser från.
Låt säga att du fakturerat 20 000 kr och har fått betalt från din kund. Då ska inbetalningen på 20 000 kr bokföras på tillgångskontot i debet och sedan ska samma belopp föras in på ett intäktskonto för försäljning i kredit. Vid försäljning ökar alltså beloppet på debet och minskar i kredit och tvärtom vid inköp.
Dubbel bokföring har använts sedan 1400-talets italien och kallas ibland italiensk bokföring. Systemet används för att lättare kunna hålla reda på vad som händer med olika affärshändelser och som en garanti för att bokföringen håller sig konsekvent, det vill säga pengar kan inte uppstå eller försvinna utan förklaring.
När du bildade ditt bolag fick du med stor sannolikhet välja om du ville bokföra enligt kontantmetoden eller fakturametoden – två olika sätt att bokföra som ger samma resultat i slutänden, men ger olika goda möjligheter att följa ekonomin i den löpande bokföringen.
Kontantmetoden – som också brukar kallas bokslutsmetoden – innebär att man bokför sina inkomster och utgifter enbart när in- och utbetalningarna sker. Fakturametoden innebär istället att alla affärshändelser bokförs två gånger. En faktura från en kund bokförs till exempel som en skuld när fakturan kommer in och sedan som en kostnad när fakturan är betald.
Alla verksamheter med en årsomsättning på över tre miljoner måste använda fakturametoden eftersom det är ett lite mer grundligt sätt att bokföra medan verksamheter som omsätter under tre miljoner kan välja kontantmetoden istället. Den är extra vanlig i verksamheter som inte har särskilt många transaktioner om året.
Vissa verksamheter (enskilda näringsidkare och handelsbolag med fysiska delägare samt ideella föreningar och registrerade trossamfund) som omsätter under 3 miljoner om året har rätt att använda sig av så kallad förenklad redovisning, vilket i praktiken innebär att de ska bokföra på samma sätt som alla andra företag, men att de kan lämna in ett förenklat årsbokslut när de stänger bokföringsåret.
Aktiebolag och verksamheter som omsätter mer än tre miljoner om året kan dock inte använda sig av förenklad redovisning och lämna in ett förenklat årsbokslut.
Ett förenklat årsbokslut behöver bara innehålla en balans- och en resultaträkning, till skillnad mot ett vanligt bokslut som också måste innehålla tilläggsupplysningar.
Även om det kan verka krångligt så är själva principen med bokföring relativt straight forward. Vare sig du ska bokföra en kostnad eller en intäkt så ska den aktuella summan bokföras både på debet och på kredit.
Utmaningen ligger snarare i att bokföra på rätt konton i kontoplanen. När du ska bokföra en kostnad kan den nämligen bokföras på ett flertal olika konton beroende på vad kostnaden avser, och likadant för intäkter. Dessutom måste man komma ihåg att momsen ska bokföras på ett konto medan resten av kostnaden ska bokföras på ett annat, osv.
Därför vore det i det närmaste omöjligt att i en enda artikel lyckas förklara hur man bokför löner, hur kostnaden för en leasingbil ska bokföras, hur man bokför gåvor till anställda och hur exempelvis immateriella tillgångar som exempelvis goodwill ska läggas in i bokföringen. Det får istället bli egna artiklar var för sig.
Men för att ge lite hjälp på vägen kommer här en översikt över hur BAS-kontoplanen är upplagd och vad som ska bokföras under respektive kategori. Kontoplanen är upplagd så att varje konto har fyra siffror där den första anger kontoklass och de tre andra används för att specificera mer noggrant – den andra siffran anger exempelvis kontogrupp, den tredje representerar huvudkonto och den fjärde underkonto.
Vissa inköp som du gör till bolaget är större än andra och kommer därför också påverka årets resultat olika hårt. Ett inköp av kontorsfika för någon hundralapp är till exempel ingen stor grej medan en ny dator för många tusenlappar kommer att påverka resultatet desto mer.
Därför kan man bokföra sina utgifter som antingen en kostnad eller en investering. Kontorsfikat är ett typexempel på en kostnad. Den bokförs helt enligt de regler vi lärt oss tidigare i den här artikeln. En investering hanteras dock lite annorlunda.
Till investeringar räknas inköp av så kallade anläggningstillgångar – det vill säga någonting som är avsett att användas i verksamheten under en längre period, har en ekonomisk livslängd på minst tre år och som dessutom kan anses bringa värde till verksamheten.
I den här artikeln kan du läsa mer om skillnaden mellan en kostnad och en investering.
Låt oss säga att du köpt en kraftfull dator som kostade 25 000 kr. Om du skulle bokföra den som en kostnad på samma sätt som när du köper fika så skulle ditt resultat för året påverkas ganska mycket i ett bräde, vilket i sin tur skulle kunna påverka dina möjligheter till utdelning, m.m.
Men eftersom du kommer använda datorn i din verksamhet i flera år framöver kan du betrakta den som en anläggningstillgång och bokföra utgiften som en investering, vilket i sin tur innebär att du kan använda dig av en bokföringsteknisk lösning som kallas avskrivning.
Lite förenklat kan man säga att en avskrivning innebär att man fördelar kostnaden över samma tid som den bidrar till intäkter eller anses vara användbar i verksamheten. På så sätt påverkar bara delar av kostnaden på inköpsårets resultat medan resterande summa fördelas ut på kommande års resultat.
Om du tror att du kommer kunna använda datorn i fem år kan du alltså i din bokföring fördela ut de 25 000 kr du betalat över en femårsperiod där resultatet påverkas med 5 000 kr om året istället. Efter fem år har du skrivit av hela summan och i din balansräkning kommer datorn redovisas som att den är värd 0 – även om du skulle fortsätta använda den ett per år till.
Den här typen av bokföringstekniska lösningar är helt okej att använda för att skydda ett eventuellt resultat från att bli negativt. Men givetvis finns det regler som styr även avskrivningar.
Alla företag i Sverige har så kallad bokföringsskyldighet, som regleras av Bokföringslagen. Skyldigheten innebär att alla företag ska bokföra sina affärshändelser löpande i en grundbok och en huvudbok enligt tidigare exempel i den här artikeln, samt att det ska finnas underlag som styrker alla affärshändelser, så kallade verifikationer.
Bokföringsskyldigheten innebär också att du måste spara din redovisning i minst sju år. Det betyder att alla verifikat och all övrig räkenskapsinformation ska sparas i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år.
En stor anledning att bokföringsskyldigheten finns till är för att säkerställa att alla bolag konkurrerar på lika villkor, dvs betalar skatt och moms, och sköter sin ekonomi som de ska.
Dessutom finns många som kan ha intresse i att ta del av framförallt ditt bokslut, men även din bokföring. Leverantörer skulle till exempel kunna vara intresserade av att se din balansräkning eller resultaträkning om du behöver förlängd kredittid, banken kan be att få granska din bokföring om de vill ta ett lån och Skatteverket vill veta att du har ordning på bokföringen när du lämnar in din bolagsdeklaration.
Men bokföring är förstås ingenting du gör bara för andras skull. Om du hanterar din bokföring rätt kan du nämligen dra nytta av den och använda den i din verksamhet för att fatta vettiga beslut om exempelvis inköp och investeringar – eller huruvida du bör satsa på, eller lägga ner, specifika projekt.
För att fullt ut kunna dra nytta av bokföringen krävs dock lite mer genomtänkt planering. Ett sätt är till exempel att tagga upp alla dina intäkter och kostnader i så kallade kostnadsställen och projekt.
Kanske driver du ett konsultbolag med flera konsulter som är ute på olika uppdrag och projekt. Nu vill du kunna se vilka projekt som är mest lönsamma eller hur mycket en anställd drar in i jämförelse med kostnaderna.
Om alla kostnader och intäkter bokförs utan att taggas upp kommer sådan uppföljning bli nästintill omöjlig, men om du kompletterar din bokföring med att varje kvitto, faktura och löneutbetalning taggas upp med rätt projekt och rätt medarbetare kommer du kunna få ut ovärderlig information om hur lönsamma dina projekt och dina konsulter faktiskt är.
Låter det intressant? Då har vi en perfekt artikel för dig. Den fokuserar enbart på ämnet kostnadsställen och projekt. Spana in den!
En annan viktig – eller till och med nödvändig – parameter för att kunna fatta konstruktiva och korrekta beslut baserade på din bokföring är att den alltid måste visa rätt siffror, dvs spegla hur din ekonomi ser ut just nu.
Det kanske låter som en självklarhet, men faktum är att det är här det brister för de flesta företagare. Det allra vanligaste förfarandet när man hanterar sin bokföring är nämligen att man samlar alla verifikat på hög och för in dem i sin bokföring när månaden är slut – det blir ju alldeles för tidskrävande att bokföra varje affärshändelse just när den händer. Du har ju annat att syssla med.
Följden av detta blir att din bokföring hela tiden visar inaktuella siffror. Visst, när året är slut och du sammanställer allt i ett bokslut så kommer det att vara korrekt, men på vägen dit har du hela tiden en bokföring som ligger en månad efter och därmed inte visar hur det går för ditt bolag just nu.
För att fullt ut kunna dra nytta av din bokföring behöver den därför göras löpande, så fort en affärshändelse har ägt rum. Ingenting bör samlas på hög utan allt ska in i bokföringen omedelbart, så att bokföringen synkar med verkligheten. Det blir lite mer jobb för dig om du gör bokföringen själv, men det är värt det med tanke på vad du får ut i gengäld. Och vill du slippa jobbet kan du alltid använda en bokföringstjänst för att göra det åt dig.
På tal om att göra bokföringen själv eller leja bort den så finns inga regler för vem som ska göra ett företags bokföring.
Så länge den följer “god redovisningssed” spelar det nämligen ingen roll om du som ägare gör den själv, om du anställer en inhouse-ekonom för att göra den, om du anlitar en redovisningskonsult eller om du använder en digital och/eller automatiserad bokföringstjänst.
De flesta företagare kommer förr eller senare känna att de antingen helt enkelt inte vill lära sig bokföring eller att de efter att ha försökt ett tag inser att de hellre vill ta hjälp med sin bokföring för att kunna fokusera på sin affär istället.
Många vänder sig då till en så kallad redovisningskonsult. En redovisningskonsult är en person som är specialiserad på bokföring och redovisning och som mot en kostnad kan hantera hela eller delar av ditt bolags redovisning. En redovisningskonsult arbetar i de flesta fall på en så kallad redovisningsbyrå och hanterar redovisningen mer eller mindre manuellt – förmodligen via något av de många webbaserade bokföringsprogram som finns att tillgå på marknaden.
Kostnaden för att leja ut den löpande bokföringen kan variera kraftigt beroende på vilken redovisningsbyrå eller bokföringstjänst du väljer samt ditt eget bolags storlek och omfattningen på din bokföring. Men de du bör ha med dig är att de flesta redovisningskonsulter debiterar dig för varje påbörjad timme de lagt ner på rådgivning eller bokföring för ditt företag, samt att kostnaderna ofta blir extra stora i bokslutstider då konsulten måste lägga ner extra tid på dina räkenskaper.
Redovisningskonsulten är dock inte det enda alternativet om du vill leja ut din bokföring. Faktum är att det finns alternativ som både är mer prisvärda, ger större kontroll på kostnaderna och är mer effektiva än att anlita en konsult. Ett sådant alternativ skulle kunna vara att använda en automatiserad bokföringstjänst som sköter din bokföring i realtid.
Kanske har du använt en redovisningskonsult ett tag, men känner att kostnaderna dragit iväg, att det dröjer för lång tid innan du får ta del av aktuella siffror eller att du – trots att du anlitar någon annan för att göra jobbet – faktiskt måste göra ganska mycket själv.
Då kan det vara läge för dig att börja snegla på så kallad e-bokföring, dvs att börja använda en molnbaserad och automatiserad bokföringstjänst. Men hur hittar man egentligen rätt i djungeln av bolag och tjänster som säger sig erbjuda i stort sett samma sak?
Faktum är att fenomenet “automatiserad bokföring” blivit något urvattnat de senaste åren. Många säger sig arbeta med automatisering, men väldigt få kan faktiskt erbjuda en helt automatiserad kundupplevelse där du som kund kan släppa merparten av din ekonomihantering.
Därför gäller det att göra noggrann research innan man väljer tjänst – du vill ju trots allt kunna slippa momsångest, pappersarbete, krångel med internetbank och leverantörsfakturor som försvinner med posten.
Dessutom vill du såklart få bättre kontroll på ekonomin, vilket innefattar kostnaden för din bokföringstjänst. Ett fast pris där så mycket som möjligt ingår är helt klart att rekommendera före timdebitering eller en grundtjänst med tilläggspaket.
1. Vill du skanna själv?
2. Ingår fakturering?
3. Är appen synkad med alla storbanker?
4. Hur funkar momsredovisningen?
5. Ingår årsboklsut i priset?
Ta en titt i den artikeln för att få veta hur vi resonerar kring respektive fråga. Och skulle du vilja ha än mer utförlig hjälp när det gäller att leja ut din bokföring har vi på Wint tagit fram en guide där vi berättar mer om hur du bör tänka när du söker efter en ny bokföringslösning. Lycka till!
Affärshändelse
Affärshändelser utgör grunden i bokföring. En affärshändelse är en in- eller utbetalning som direkt påverkar bolagets resultat. Alla affärshändelser ska registreras i bokföringen.
Verifikation
Alla affärshändelser som tagits upp i bokföringen ska kunna styrkas med en verifikation, dvs ett kvitto eller en faktura.
Grundbokföring
Grundbokföring innebär att alla affärshändelser i kronologisk ordning utifrån transaktionsdatum.
Huvudbokföring
Huvudbokföring innebär att affärshändelserna bokförs systematiskt för att ge en god översikt över bolagets resultat och ekonomiska ställning. Det innebär i praktiken att affärshändelserna bokförs på olika bokföringskonton i en s.k. kontoplan.
Kontoplan
En förteckning över alla bokföringskonton som bolaget använder för sin redovisning.
Avskrivning
Ett sätt att fördela kostnaden för en investering över en längre period för att investeringen inte ska få för stor påverkan på resultatet.
Anläggningstillgång
För att kunna göra avskrivningar krävs att investeringen gäller en så kallad anläggningstillgång, d.v.s. någonting som är avsett att användas i verksamheten under en längre period, har en ekonomisk livslängd på minst ett år och som kan anses bringa värde till verksamheten. Anläggningstillgångar kan vara materiella, immateriella eller finansiella.
Underlag
Något som styrker vad en transaktion på bankkontot avser. Exempelvis ett kvitto eller en faktura.
Vi fattar! Väldigt få företagare startade sitt bolag för att de älskar att jobba med bokföring och administration. Det är därför vi har skapat Wint.
Vår tjänst automatiserar allt som är tråkigt – som bokföring, kvittohantering, betalningar av fakturor och lönehantering. Kvar blir bara de roliga sakerna som att skapa fakturor (i vårt smidiga fakturasystem) och att utveckla din verksamhet. Det är ju trots allt det du kan bäst.
Många av våra kunder har vittnat om att de sparat både tid och pengar på att använda Wint för sin bokföring. Vill du göra det också? Anmäl intresse för Wint, så hör vi av oss och undersöker om vi kan automatisera bokföringen i ditt bolag.
