Det må låta banalt, men att du som företagare måste vara noga med att skilja bolagets pengar från din privata ekonomi är viktigare än man kan tro. För vad händer egentligen om du skulle använda bolagets pengar privat? I den här artikeln tar vi upp allt som du behöver veta när det kommer till bolagets pengar vs. dina egna.
Det finns en rad lagar och regler som reglerar hur du kan, får och bör använda aktiebolagets pengar. För visst kan det ibland kännas som en hårfin gräns mellan vad du kan låta bolaget betala eller vad som måste finansieras ur egen ficka? I den här artikeln belyser vi vad som faktiskt är godkänt att använda bolagets pengar till, och vad som händer om du inte skiljer bolagets och den privata ekonomin åt.
Aktiebolag vs. enskild firma
När man driver enskild firma är det lätt att firmans pengar och de privata pengarna hamnar i samma hög då du och den enskilda firman är samma person. Vad innebär det för dig som driver firman? Jo, att det är du som privatperson som riskerar att bli betalningsskyldig för bolagets skulder. Med ett aktiebolag slipper du det.
Ett aktiebolag räknas som en juridisk person och är därmed skild från dig som är ägare av bolaget. Du är med andra ord inte direkt betalningsskyldig för ditt aktiebolags skulder, eftersom det inte är du personligen som ingår kontrakt eller gör inköp. Lika för båda företagsformerna är dock att bokföringslagen bestämmer hur du ska redovisa alla företagets kostnader.
Mer läsning: Därför bör du driva AB istället för enskild firma
Var och en betalar för sig
Bokföringslagen är tydlig med att alla bolagets affärshändelser – såväl intäkter som utgifter – ska bokföras, så att det alltid finns en balans. När bolaget köper något ska pengar försvinna från bankkontot, det ska bokföras som en utgift och det som köps in ska föras in i bokföringen som ett inköp.
Om man inte är noga med att hålla isär bolagets pengar från den privata ekonomin kan det bli svårt att avgöra vem som betalar för vad. Ska det här privata inköpet betalas med bolagets pengar och ska den här leverantörsfakturan bekostas av mig privat? Om man INTE särskiljer krånglar det till i bokföringen, vilket i värsta fall kan vara olagligt.
TIPS: Hur gör man egentligen ett bokslut? Så här går det till!
Förbjudet lån – vad händer om jag inte håller isär pengarna?
Eftersom det är viktigt att vara tydlig med vilka pengar som är bolagets och vilka som är dina finns det regler för vilken typ av uttag och överföringar som är tillåtna att göra i ett aktiebolag. De reglerna finns till både för att skydda aktiebolagets egna kapital samt för att förhindra just konsumtion med obeskattade pengar.
Dessa regler säger att det är förbjudet för aktiebolag att låna ut pengar till aktieägare, samt alla som ingår i den så kallade “förbjudna kretsen”, det vill säga styrelsemedlemmar, VD, delägare samt deras närstående.
Om ett aktiebolag ändå skulle låna ut pengar till någon av dessa personer uppstår en skuld till aktiebolaget från den som fått pengarna, vilket klassas som ett förbjudet lån. Om ett sådant skulle uppdagas i en årsredovisning kan det leda till en utredning om ekobrott och i värsta fall en fängelsedom.
Därför är det oerhört viktigt att du aldrig betalar ut pengar till dig själv, eller någon annan i den förbjudna kretsen om det inte är i form av lön, utdelning eller som återbetalning av egna utlägg eller eget kapital som du satt in i aktiebolaget.
Mer läsning: Förbjudet lån – vad är det och hur undviker du det?
Så vilka privata kostnader kan jag ta på bolaget då?
Att låta företaget stå för privata kostnader är något många företagare funderar kring. Så vad gäller, vad kan bolaget betala egentligen? Förvånansvärt lite, när man väl börjar lista upp det som är godkänt. Åtminstone om du inte vill bli förmånsbeskattad för inköpen.
En grundregel är att det du köper i huvudsak ska användas av och i företaget. Det innebär att du inte kan ta en helt privat kostnad på företaget – vad den än gäller. Här är några vanliga kostnader som man gärna vill (och i vissa lägen får) låta företaget stå för kostnaden för:
Tjänstebil
Du kan köpa en bil till företaget och köra den hur mycket du vill privat – så länge du rapporterar den som en förmånsbil och ser till att du förmånsbeskattas därefter.
Ta ut hyra från bolaget
Du kan inte låta företaget betala din hyra, men har du kontoret för ditt aktiebolag i ditt hem kan du ta ut en marknadsmässig hyra från bolaget.
Här kan du läsa mer om den saken – Experten tipsar: Det här gäller vid uthyrning av lokal till ditt eget bolag
Kläder
Här är Skatteverket riktigt kinkiga. Om du ska få kvitton godkända för inköp av kläder för bolagets pengar ska din logga finnas på plagget, punkt slut. Och nej, att låta sy på en liten minilogga som är dold kommer inte godkännas.
För att undvika att bli förmånsbeskattad för kläderna du köpt in till bolaget bör samtliga följande krav vara uppfyllda:
- Kläderna köps in för att användas i tjänsten
- De är obligatoriska att använda i tjänsten
- De är anpassade för tjänsten, det vill säga: Plaggen bör vara enhetliga för viss personal eller ha någon annan särskild egenskap
- De är försedda med arbetsgivarens namn eller logotyp så att de märkbart avviker från vanliga plagg
När det kommer till skor så är reglerna lika hårda där, och det är i princip bara skor med stålhätta som är okej att låta företaget betala.
Och de här inköpen är godkända att göra utan förmånsbeskattning:
Friskvård
Friskvård är helt skattefritt och det kan du gladeligen låta företaget hosta upp pengarna för, så länge alla eventuella anställda i bolaget får samma erbjudande. Dock finns det ett maxtak om 5 000 kr – låter du företaget betala för mer än det beloppet kommer du att förmånsbeskattas.
Mobiltelefon
Om du använder en telefon i arbetet kan du låta bolaget stå för mobilräkningen även om du använder telefonen privat. Du bör dock ha ett företagsabonnemang med fast månadskostnad för att kunna ta kostnaden i bolaget.
Teknikprodukter
Om du har behov av en dator eller iPad i bolagets verksamhet kan du köpa det till företaget men även använda dem privat. Om du dock enbart använder datorn privat så skulle det räknas som en anställningsförmån som ska förmånsbeskattas.
Utbildning & arbetsredskap
Behöver du utbilda dig för att bli ännu vassare inom din nisch tar självklart bolaget den kostnaden. Även sådant som du behöver för att utöva det du gör – en kamera om du är fotograf eller en riktigt kraftfull dator om du är webbdesigner.
Förmånsbeskattning – hur funkar det?
Förmånsbeskattning finns till för att göra det lika dyrt för dig att låta bolaget betala för något som om du skulle tagit ut lön och köpt det för privata pengar. Hårt, men sant. Syftet med förmånsbeskattning är alltså att se till att det inte blir extremt förmånligt för dig som driver företag gentemot någon som är anställd och inte har samma möjligheter.
Är du anställd (vilket du räknas som i ett AB), är det arbetsgivaren (dvs ditt aktiebolag) som betalar in skatten till Skatteverket. På din lönespecifikation registreras förmånen, vilket i sin tur ökar på skatten som dras från din lön.
Läs mer: Förmåner för egenföretagare – hur funkar det egentligen?
Undrar du något mer när det kommer till sånt här?
Här på Wint Academy har vi samlat massor med smarta tips och bra info för dig som driver aktiebolag. Spana in alla våra artiklar och signa upp dig för vårt nyhetsbrev här!
