När man driver företag har man inte sällan tusen bollar i luften samtidigt och det är sällan möjligt att tömma hela att göra-listan. Men det finns bra sätt att maximera sin effektivitet. Tekniken vi beskriver i den här artikeln heter Getting Things Done (Få det gjort) och kommer från en bok med samma namn av produktivitetsexperten David Allen.
1. Töm huvudet
Om du inte vet vad du ska göra är det svårt att fokusera och prioritera. Använd den så kallade tömma-huvudet-övningen. Skriv ner allt du bär omkring på; allt du har i mailen, i huvudet, på lappar och att göra-listor. Samla det i en enda lista så får du överblick och lättare att prioritera.
2. Behåll strukturen
När du samlat allt på ett ställe, se till att fortsätta fylla på där – ha inte dina to-do:s i huvudet! Det finns många olika appar som hjälper dig att skapa struktur. Testa till exempel Trello, Todoist eller Wunderlist. När du får en ny idé lägger du bara in den i appen.
3. Fatta blixtsnabba beslut
När allt är samlat kan du börja fatta beslut kring allt. För varje ny uppgift, fråga dig själv: krävs någon action från mig? Om svaret är nej: släng eller arkivera uppgiften.
Om svaret är ja:a) Lägg det på din projektlista – om det hör till något av dina projekt.b) Gör det direkt – om det går att lösa på ett par minuter.c) Delegera, eller sätt det på din att göra-lista – om det är nåt som kräver mer tid.
4. Samla ihop mailen
Läs dina mail då och då – inte varje gång du får ett nytt men inte heller en gång i veckan. Det är både lättare och roligare att fatta blixtsnabba beslut och ta itu med dem direkt om du har 10 nya mail att ta tag i än om du har 100.
5. Prioritera – och fokusera
Genom att arbeta med en tydlig att göra-lista med nedbrutna korta uppgifter som du känner dig bekväm med så kommer du att bli effektiv på att “beta av” uppgifter. Börja alltid med de uppgifter som måste vara klara under dagen. Gör sedan de övriga som inte har någon deadline.
6. Undvik onödiga avbrott
Prioritera mail före telefonsamtal – och telefonsamtal före möten. Ett mail kan du ju svara på när det passar och ett telefonsamtal går snabbare än att ta dig till ett möte. Då och då kan du sätta dig själv och din telefon i “flight mode”. Du måste inte vara tillgänglig 24/7.
7. Utvärdera varje fredag
För att planera på ett bra sätt måste du åtminstone veckovis gå igenom din planering. Uppdatera, planera och prioritera om din att göra-lista, följ upp-lista, projektlista, framtidslista (med idéer för framtiden) och kalender. Avsätt en stund för detta på fredag eftermiddag - då kan du gå hem för helg med en go känsla i kroppen.
Vill du få mer gjort på jobbet?
Genom att låta Wint ta hand om hela din bokföring kan du frigöra tid som du kan lägga på mer verksamhetskritiska sysslor. Ta en titt på hur vi skulle kunna hjälpa dig.
