Utlägg eller vidarefakturering – vad är skillnaden?

Fakturerar du dina kunder för projektkostnader eller andra utgifter som egentligen de ska stå för? Då finns det momsregler att hålla koll på för att inte göra fel på fakturan och i bokföringen. Wints redovisningsexpert Sanja Skiljo reder ut vad som gäller.

Många företag som arbetar i projektform, eller som på olika sätt representerar och för andras talan, hamnar i situationer där de antingen har projektkostnader som kunden ska stå för eller att man betalar kostnader för sin kunds räkning. Dessa brukar man sedan fakturera kunden när arbetet är utfört.

I bokföringssammanhang brukar man i sådana lägen prata om utlägg respektive vidarefakturering. Som fakturerande part kan det vara bra att känna till skillnaden mellan de båda. Det spelar nämligen roll både ur momshänseende och i själva bokföringen.

Orkar du inte tänka på bokföring?

Ta reda på hur Wint kan hjälpa dig

När har jag gjort ett utlägg?

Din betalning räknas som ett utlägg om fakturan är ställd till din kund – dvs din kunds namn står på fakturan – men det är du som betalar den. I ett sådant fall är det egentligen din kund som är betalningsansvarig och som har rätt att dra av momsen för kostnaden. Därför ska den inte belasta din momsrapport över huvud taget.

I det här fallet ska du fakturera kunden precis samma summa som du själv betalat, utan att lägga någon moms på beloppet. Du ska heller inte redovisa någon kostnad i din bokföring utan helt enkelt hantera utlägget som ett utlägg i redovisningen, inklusive moms.

Så här skulle det kunna se ut

Låt oss säga att du bedriver en advokatverksamhet och arbetar med ett mål där din klient behövt begära ut underlag eller kopior på dokument från en myndighet. Myndigheten i sin tur tar ut en avgift för dessa kopior. Du har hanterat själva ansökningen för kunds räkning, men myndigheten ställer fakturan till kunden, eftersom ansökan formellt sett kommer från hen.

Då kostnaden ingår i ditt uppdrag betalar ditt bolag fakturan, för att sedan fakturera kunden för utlägget vid nästa fakturering. Ni lägger ingen moms på er faktura utan fakturerar kort och gott kunden exakt samma summa som ni betalat till myndigheten. Du bifogar även en fakturakopia på utlägget för att din kund ska kunna bokföra utgiften och lyfta den ingående momsen.

När du bokför beloppet ska det bokföras på ett så kallat avräkningskonto så att det inte påverkar bolagets resultat.

När rör det sig om vidarefakturering?

Vidarefakturering är enklare att hantera rent bokföringsmässigt och innebär egentligen att du köper en vara eller tjänst – där ditt bolag står som betalningsansvarig på fakturan – som du sedan ska få ersättning för från kunden.

Istället för att behandla köpet som ett utlägg där du låter bli att lyfta momsen bokför du dock inköpet precis som vanligt och redovisar den moms som står på fakturan. När du sedan fakturerar kunden för ditt utlägg så lägger du in priset på det du köpt exklusive moms och väljer den momssats som övriga artiklar på fakturan har.

Så här skulle det kunna se ut

Du driver en reklambyrå och arbetar med ett projekt som innefattar bland annat annonsering i busskurer och tryck av diverse trycksaker. Du samordnar alla inköp i projektet och har kontakten med alla leverantörer, som i sin tur skickar sina fakturor till dig.

Ditt bolag betalar fakturorna till era underleverantörer, lyfter momsen och kostnadsför inköpet precis som vanligt. När du sedan vidarefakturerar dina inköp till din slutkund för du in varje artikel exklusive moms och lägger på samma momssats som på resten av fakturan (om du har olika momssatser på fakturan så väljer du den högsta).

I bokföringen ska du sedan redovisa din intäkt med utgående moms precis som vanligt, eftersom du lyft momsen från dina inköp i samband med att du betalade fakturorna.

Samma princip gäller om du till exempel haft resekostnader som din kund ska stå för eftersom de ingår i projektet. Tåg- eller flygbiljetter som du köpt till dig själv och/eller dina kollegor ska alltid hanteras som vidarefakturering, dvs du lyfter momsen själv och fakturerar din kund enligt samma princip som ovan.

Känns det krångligt?

Minnesregeln man kan utgå från är att det rör sig om ett utlägg när kunden står som betalningsansvarig på fakturan och att du kan använda dig av vidarefakturering när fakturan är ställd till ditt bolag.

Vidarefakturering är oftast enklast då du inte behöver frångå din vanliga rutin vare sig vid inkommande eller utgående fakturor. Därför kan det vara att rekommendera att så ofta som möjligt se till att dina underleverantörer ställer sina fakturor till dig, alternativt att du kommer överens med din kund att de får betala eventuella projektkostnader direkt.

Ett annat alternativ är att börja använda Wint istället. Vår helhetstjänst innefattar bokföring av såväl utlägg som vidarefakturering så att du slipper slita ditt hår över på vilka konton du ska föra in dina siffror.

Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vi kan automatisera din bokföring och ekonomihantering.


Få artiklar som denna i din inkorg

Sugen på att automatisera din ekonomi?

Ta reda på hur Wint funkar

Vill du få företagstips direkt i din inkorg?

Signa upp för Wints nyhetsbrev!