Bokföringsprogrammet som funkade när ni var två–tre anställda räcker sällan långt när bolaget växer. Med fler anställda och fler attestflöden kommer nya krav på ditt ekonomisystem. Frågan är inte längre om du ska byta – utan när.
Det är ganska uppenbart när ditt bolag vuxit ur kontoret. Skrivbordsplatserna är för få, kaffet tar slut innan fredagsfikan och kön till mikrovågsugnarna ringlar ner till hallen. Lika tydligt är det inte när ditt bokföringssystem halkar efter. Därför har vi sammanställt en lista med tecken på att ditt ekonomisystem inte räcker till.
6 tecken på att bolaget har vuxit ur ekonomisystemet
- Manuellt arbete äter mycket tid. Du matar in samma uppgifter på flera ställen, stämmer av med banken och behöver flytta data mellan program.
- Lön och moms har blivit krångligare. Det som var smidigt med en anställd blir tidskrävande när ni är fem, eller fler.
- Svårt att få överblick. Du får veta hur det går först vid bokslut eller när revisorn hör av sig.
- Ökat personberoende. Det är bara en enda person som vet hur allt hänger ihop.
- Du använder fler program. Ekonomisystemet stödjer inte de integrationer, attestflöden eller rapporter du behöver.
- Du lägger tid på administration när du borde fokusera på verksamheten. Det tydligaste tecknet av alla.
En–två punkter kan du leva med. Men bockar du i fler är det dags att se över alternativen.
Tänk på detta inför ett systembyte
Stirra dig inte blind på pris och licenskostnad när du ska byta system. Börja med att ta reda på vad det är bolaget egentligen behöver. Använd den här checklistan som stöd:
- Vad är ditt största problem? Skriv ner det som inte funkar idag, och låt det bli en ledstjärna.
- Vad ska ingå? Löpande bokföring, lön, fakturor, kvitto- och utläggshantering, moms, bokslut, årsredovisning … Vad ska systemet lösa, vad vill du sköta internt och vad vill du lägga ut på byrå?
- Hur flyttas historiken? All bokföringsdata måste flyttas över. Fråga hur migreringen går till och vem som ansvarar för den.
- Kopplingar till banken och myndigheter. Behöver du logga in på banken och Skatteverket manuellt, eller löses betalningar och rapporteringar automatiskt?
- Integrationer. Vilka andra system ska sitta ihop med ekonomin? Finns det färdiga kopplingar?
- Total kostnad – inte bara månadsavgiften. Fokusera inte bara på månadsavgiften. Räkna in dolda kostnader som implementation, utbildning, tilläggsmoduler och intern tid. Läs mer i Därför kostar din bokföring mer än vad du tror.
- Support och rådgivning. Får du hjälp av en människa eller chattbot när du behöver support?
- Skalbarhet. Fungerar lösningen även när ni går från tio till trettio anställda, eller behöver ni byta igen om två år?
- Läs avtalet. Kontrollera uppsägningstiden, vad som händer med bolagets data om du lämnar, och hur lätt det är att ta med sig informationen.
Nästa steg: Hur mycket tid vill du lägga på ekonomi och administration?
Om du har kommit fram till att du behöver byta system och har checkat av vilka krav som måste uppfyllas är det dags för nästa steg. Arbetssättet. Hur mycket tid vill och kan du lägga ner på administrationen som krävs?
I grund och botten finns det tre alternativ:
1. Fortsätta med ett bokföringsprogram som sköts internt
Bolaget behåller full kontroll och sköter det mesta på egen hand. Fördelen är just kontrollen och en låg månadsavgift. Nackdelen är att mycket behöver matas in manuellt, siffror behöver kontinuerligt uppdateras och det är sannolikt att det i slutändan hamnar på en persons bord – vilket gör systemet sårbart. I takt med att ekonomin blir mer komplex tenderar den här modellen kosta mest i form av intern tid, även om du väljer ett billigt bokföringsprogram.
2. Eget program plus en redovisningsbyrå
Du köper ett bokföringsprogram och låter en byrå ta hand om delar av arbetet. Du får avlastning och expertis, men har nu två leverantörer att koordinera, med dubbel administration och dubbel kostnad – i form av licenser och löpande byråtimmar.
3. En helhetstjänst som sköter all löpande bokföring
Här ersätts både systemet och byrån av en och samma tjänst. Så fungerar Wint. En automatiserad helhetslösning där löpande bokföring, betalningar, lön, moms, bokslut och årsredovisning ingår, samt koppling till både bank och Skatteverket – till ett fast månadspris som skalar med antalet anställda, oavsett om ni är två eller trettio. Det mesta av bokföringen sköts automatiskt och backas upp av ekonomer när du behöver rådgivning.
Om du tror att en automatiserad helhetslösning är rätt väg för er: boka en demo så tar vi en titt på hur er situation ser ut. Eller läs mer om hur allt hänger ihop på Så funkar det.
.avif)
.avif)
.avif)
