50 pärmar om året har blivit 4. Tio timmar i veckan har blivit två. Och Kristina Falks vardag som mäklarassistent har blivit mer fokuserad på försäljning. Allt tack vare att Fastighetsbyrån på Värmdö började använda Wint, hösten 2018.
När vi på Wint berättar att vi har byggt en tjänst som kan automatisera våra kunders bokföring, och därmed spara dem massor med tid, brukar folk reagera på två olika sätt. Vissa blir skeptiska och vill skydda sina egna intressen – “vad ska jag göra om mina arbetsuppgifter automatiseras?” – medan andra bara ser möjligheter.
Att automatisera bort vissa sysslor innebär ju trots allt att tid frigörs som du kan lägga på andra, mer affärskritiska, uppgifter. Just det insåg Kristina Falk, mäklarassistent på Fastighetsbyrån på Värmdö, när hon kom i kontakt med Wint.
Har kunnat renodla sin roll som mäklarassistent
Det var i början på 2018 som Kristina och hennes kollegor hörde talas om Wint och vår bokföingstjänst för fastighetsmäklare för första gången, i samband med att byråns franschisetagare började överväga att använda tjänsten. Kristina berättar att hon omedelbart kände sig positivt inställd till vad hon hörde.
– Våra ägare hade fått upp ögonen för Wint eftersom flera av Fastighetsbyråns andra kontor hade börjat använda tjänsten och pratat varmt om hur bra den var. Och när jag fick veta att Wint kunde förenkla både vår lönehantering, våra betalningar och våra handpenningar kände jag direkt att det skulle vara perfekt för oss, berättar Kristina och fortsätter:
– Jag hade under ganska lång tid suttit på dubbla stolar, skulle man kunna säga. Dels gjorde jag mina uppgifter som mäklarassistent, där jag fungerar som säljstöd för mäklarna genom att hantera deras administration och ta hand om praktiska försäljningsrutiner som de inte måste vara inblandade i. Och dels var det jag som tog hand om den löpande ekonomin i fyra av de bolag som våra franchisetagare äger.
Kristina berättar att det här är en arbetssituation som nog inte är ovanlig för mäklarassistenter i allmänhet – men att den heller inte är särskilt affärsmässigt hållbar. Bolagets intäkter är helt beroende av mäklarnas försäljning och mäklarnas effektivitet beror i sin tur på hur mycket stöd de kan få från mäklarassistenten. Därför blir varje timme som mäklarassistenten måste ägna sig åt andra sysslor än säljstöd synlig på sista raden.
– I och med att jag var inblandad i ekonomin för fyra olika bolag satt jag en hel dag i veckan med enbart ekonomisysslor. Jag tog fram underlag, betalade fakturor, hanterade kontantutlägg och förberedde pärmar med alla verifikat som skulle till vår redovisningsbyrå. Och utöver den dagen i veckan fanns ju saker som behövde skötas runtom också, som löner, handpenningar, rapporter och liknande. Totalt skulle jag tro att jag lade ca tio timmar i veckan på bara ekonomin, kanske mer, minns Kristina.
Integration som förenklar
Nu har Fastighetsbyrån på Värmdö använt Wint i snart två år och Kristinas vardag har förändrats avsevärt. Det är fortfarande hon som är ytterst ansvarig för lönehanteringen i två av de fyra bolagen, men eftersom samtliga bolag använder Wint behöver hon inte lägga mer än maximalt två timmar i veckan på hanteringen. Övrig tid kan hon lägga på sin huvudsyssla – att supporta mäklarna i deras försäljning.
– Numera är det så smidigt att jag börjar varje morgon med att titta igenom Wints “Att ta tag i-rapport” för varje bolag. Då får jag veta vad Wint vill att jag ska göra, istället för att jag själv ska behöva hålla koll på sådant. Kanske saknas ett underlag eller ett kvitto som ska skickas in eller en avvikelserapport som ska göras. Eftersom det mesta sköts automatiskt behöver jag oftast bara godkänna saker, vilket jag kan göra smidigt på telefonen, berättar hon.
Förutom att Wint automatiserat stora delar av Kristinas ekonomihantering har vår integration mot Fastighetsbyråns affärssystem dessutom bidragit med positiva effekter för de enskilda mäklarna samt franchisetagarna.
– Integrationen har varit oerhört värdefull, framförallt när det gäller handpenningar. Tidigare sköttes utbetalning av både provision och handpenningar manuellt vilket både tog tid och innebar viss risk för fel. Nu kommunicerar Wint direkt med vårt affärssystem och ser till att rätt summa hamnar på rätt konto i rätt tid per automatik. Mäklaren behöver bara dubbelkolla och godkänna betalningen med ett knapptryck. Ett smart upplägg som minimerar risken för fel, tycker Kristina.
Läs också: Så kan mäklare automatisera sin hantering av handpenning
Sparar kostnader med Wints lösning
Det är dock inte bara tid som har sparats sedan Fastighetsbyrån på Värmdö började använda Wint. Man har även sparat in på sina bokföringskostnader och slipper en hel del hantering av pärmar eftersom man inte längre behöver använda en traditionell redovisningsbyrå.
– Tidigare hade vi tolv pärmar – en per månad – för varje bolag. Nu har vi bara en pärm per bolag, med papper som vi har här på kontoret. All ekonomiadministration sköts ju digitalt i Wint. Så vi har gått från totalt ca 50 pärmar om året till 4, skrattar Kristina.
Att bolagen numera dessutom slipper betala ett timpris till en redovisningsbyrå, samtidigt som Kristina slipper lägga 25 % av sin tid på ekonomiarbete, är förstås en ekonomisk fördel som man inte ska bortse från. Tid är pengar, speciellt när man jobbar med försäljning.
– På det stora hela kan jag nog inte vara mer nöjd med Wint än vad jag är – och jag vet att detsamma gäller mina kollegor. Bara en sån sak som att vi alla får så mycket bättre översikt nu när var och en kan gå in i Wint och plocka ut realtidsapporter över just de siffror som vi är intresserade av är ju väldigt smidigt.
– Tidigare var det jag som skulle kontakta redovisningsbyrån eller leta fram informationen på egen hand när franschisetagarna ville ha resultatrapporter eller liknande. Nu går var och en in i Wint och får fram siffrorna själv istället. Och vi kan göra det på kontoret, hemma eller var som helst. Så smidigt! avslutar Kristina.
Wint för fastighetsmäklare
Wints lösning för fastighetsmäklare är inte unik för Fastighetsbyrån. Vi har även integrationer mot andra affärssystem inom fastighetsbranschen och effektiviserar i dagsläget bokföring, ekonomi- och handpenningshantering för hundratals mäklarbolag och tusentals fastighetsmäklare och mäklarassistenter i Sverige.
Är du nyfiken på hur vi skulle kunna hjälpa dig? Anmäl intresse för Wint, så ringer vi upp för att berätta mer om tjänsten.
Ytterligare läsning:
“Så bra att jag knappt vill rekommendera det till andra”
“Jag driver inte företag för att göra tråkiga måsten”
