Så räknar du ut dina avdrag vid representation – 3 exempel

Reglerna kring representation blir lätt ganska förvirrande. Ibland känns det faktiskt nästan enklare att bara strunta i att bjuda för att slippa bokföringskrångel. Men om man benar ut det hela så behöver det inte vara särskilt krångligt. Vi förklarar hur du ska räkna.

Det kan vara svårt att få grepp om det här med representation. När du genom bolaget bjuder någon – till exempel en potentiell kund – på förtäring har du rätt att göra avdrag för det.

Så här funkar representation

Regeln säger att du enbart får dra av momsen, dvs inga avdrag på själva kostnaden. Dessutom får du bara göra avdrag för moms på underlag som uppgår till högst 300 kronor ex. moms per person och tillfälle.

I praktiken innebär det alltså att du får dra av max 36 kr/person och tillfälle oavsett om kostnaden varit 300 kr ex moms per person eller 1 000 kr per person. Om kostnaden gäller mat och alkoholfri dryck alltså.

Om du dessutom har bjudit på alkohol blir det nämligen lite klurigare. Vanlig mat och dryck beläggs nämligen med en moms på 12 %, medan momsen på alkoholhaltig dryck är 25 %. När olika momssatser blandas på samma kvitto gäller det därför att vara lite extra noggrann.

Regeln om max 300 kr ex. moms per person gäller alltid, så om du håller dig innanför de ramarna kan du göra avdrag för hela momssumman oavsett vad du bjudit på. Om summan är högre måste du dock beräkna avdraget proportionerligt med de faktiska kostnaderna för mat respektive alkohol.

Kom också ihåg att du måste ange i din bokföring vilka som deltagit under måltiden samt vilket företag de representerar.

Tre exempel på hur du räknar

Låt säga att du bjuder en potentiell kund på middag för att diskutera ett framtida samarbete. Ni är två personer på middagen och du bjuder på …

….. mat och alkoholhaltig dryck för totalt 580 kr ex. moms (679,50 kr ink. moms)

Eftersom den totala summan exklusive moms understiger 300 kr per person behöver du inte förhålla dig till de olika momssatserna. Du kan göra avdrag för all moms som står på kvittot.

..… mat och alkoholfri dryck för totalt 700 kr ex. moms (784 kr ink. moms)

Här har du bara en momssats (12 %) att förhålla dig till. Totalsumman på kvittot uppgår dock till 700 kr ex. moms och du får enbart göra avdrag på underlag upp till 600 kr ex. moms. Uträkningen är ändå enkel.

Trots att priset inklusive moms är 784 kr och att momsen uppgår till 84 kr får du bara dra av max 36 kr/person och tillfälle, vilket i det här fallet  innebär att du får dra av 72 kr.

..… mat och alkoholhaltig dryck för totalt 700 kr ex. moms (811,30 kr ink. moms)

Här blir det lite krångligare. Totalsumman ex. moms är samma som ovan, dvs mer än 300 kr ex. moms per person, men då du har olika momssatser på kvittot behöver du räkna proportionerligt för att få fram dina avdrag.

I det här fallet föreställer vi oss att du köpt mat för 490 kronor och alkohol för 210 kr ex. moms. Det skulle i så fall innebära att restaurangen tagit ut moms på totalt 111,30 kr (12 % på 490 kr och 25 % på 210 kr).

Första steget för att få fram hur mycket du kan dra av blir att räkna ut hur stor andel av totalsumman som avser mat respektive alkohol. I det här fallet kan vi se att 70 % (490/700) avser mat och 30 % (210/700) avser alkoholhaltig dryck. Detta är alltså de proportioner du måste förhålla dig till.

Nu vet vi att du har rätt att göra avdrag för moms på underlag som uppgår till 600 kr ex. moms där 420 kr (70 %) ska avse mat och 180 kr (30 %) ska avse alkohol. Steg två blir således att räkna ut momsen på dessa båda summor. Det kan du till exempel göra genom att använda den här kalkylatorn från driva-eget.se.

Då får vi fram att 12 procent moms på 420 kr är 50 kr och 40 öre, medan 25 procent moms på 180 kr är 45 kr. I det här fallet kan du alltså göra avdrag för totalt 95 kr och 40 öre.

Eller beräkna avdrag med schablon istället

Om du, som i det sista fallet, har bjudit på både mat och alkoholhaltig dryck och summan överstiger 300 kr ex. moms per person så kan du även välja att beräkna avdraget med hjälp av en schablon istället för att räkna själv.

Schablonen ger dig rätt att göra momsavdrag med max 46 kr per person och tillfälle under förutsättning att minst så mycket moms har debiterats. Om du skulle välja att göra momsavdrag enligt schablon i det sista exemplet får du därför dra av 92 kr.

Mest jobbigt och krångligt?

De här krångliga och tidskrävande uträkningarna, i kombination med skrynkliga kvitton som ska häftas och skickas in, gör att många faktiskt drar sig för att ens redovisa representation. De där futtiga kronorna man får tillbaka känns inte värda arbetet som krävs.

Men det behöver ju inte vara såhär. Vi på Wint har inte bara byggt ett system som automatiserar den löpande bokföringen, vi har även tittat på andra delar som krånglar till vardagen för företagare. Kvittohanteringen är en sådan sak.

När du använder Wint behöver du aldrig sitta och häfta kvitton på A4-ark vid månadens slut. Istället tar du bara en bild på kvittot med din telefon direkt när du har betalat. Ladda upp bilden i Wint-appen och klicka på vad den avser (i fallet med representation får du även fylla i vilka som deltog vid måltiden) så är det klart.

Wint ser till att uträkningar för eventuella avdrag görs på mest förmånligt sätt, att kostnaden bokförs på rätt konto och att du får tillbaka pengar för ditt utlägg inom ett par dagar. Kvittot? Ja, det kan du spara i en låda nånstans istället för att krångla med häftapparaten. Snabbt, smidigt och enkelt. Som det ska vara.

Hör av dig till oss om du vill ha hjälp att förenkla din kvittohantering, automatisera din bokföring och mycket mer.

Få artiklar som denna i din inkorg

Ska vi höras om din ekonomihantering?

Ja, kontakta mig!

Vill du få företagstips direkt i din inkorg?

Signa upp för Wints nyhetsbrev!