Fler anställda, avtal och system gör lönehanteringen allt mer komplex. Men när är det läge att lämna över ansvaret till någon annan? Här förklarar vi vad som skiljer intern lönehantering, lönesystem och extern lönehantering åt. Och listar fyra tecken på när du borde outsourca.
Sammanfattning
Det är dags att outsourca lönehanteringen när den hänger på en person, tar för mycket tid, blivit mer komplex med fler anställda eller kräver flera system och manuella kontroller. En extern part sköter då lönekörningen – ni godkänner bara lönen.
Vad ingår i lönehantering?
Lönehantering omfattar allt som krävs för att medarbetarna ska få rätt lön i rätt tid och att rätt uppgifter rapporteras till Skatteverket.
Det kan bland annat handla om:
- löneberäkning och lönespecifikationer
- frånvaro, semester, föräldraledighet och sjukfrånvaro
- förmåner, traktamente och milersättning
- arbetsgivardeklaration och arbetsgivaravgifter
- avstämning och rapportering mot bokföringen
Löneoutsourcing innebär att du lämnar över hela eller delar av arbetet till en extern part. Det kan vara en lönebyrå, lönekonsult eller en tjänst – så som Wint – som hanterar lönen åt er.
När är det dags att outsourca lönehanteringen?
Det finns ingen specifik gräns för hur många anställda ett företag kan ha innan lönen bör outsourcas. Det handlar snarare om hur komplex och sårbar hanteringen har blivit. Här är fyra tecken på att det kan vara dags att se över lösningen.
1. Lönehanteringen hänger på en person
Om bara en person ansvarar för lönerna blir företaget sårbart. Vad händer om personen blir sjuk, går på semester eller slutar? Om all kunskap om löner, rutiner och undantag finns hos en enda person blir det svårt för någon annan att ta över. Det kan också bli en utmaning när företaget växer och lönehanteringen blir mer omfattande.
2. Lönehanteringen tar för mycket tid
Om lönekörningen kräver flera dagars arbete varje månad, många manuella kontroller och avstämningar är det värt att se över processen. Tidrapportering, lön, bokföring och andra system ska helst fungera tillsammans. Ju mer som behöver flyttas och kontrolleras manuellt, desto mer administration blir det.
3. Ni har fått fler anställda och mer tidskrävande löner
Fler anställda betyder inte bara fler löner. Timanställningar, provisioner, förmåner, olika arbetstider och kollektivavtal kan göra lönehanteringen betydligt mer komplex. Det som fungerade bra när företaget hade fem anställda behöver därför inte fungera lika bra när ni är 30, 50 eller 100.
4. Antalet system och manuella kontroller har ökat
Tidrapportering i ett system, lön i ett annat och bokföring i ett tredje? Det tar tid att flytta information mellan flera olika system, och så ökar risken för fel. Integrationer och automatisering kan minska arbetet – men de behöver också fungera i praktiken.
Känner ni igen flera av punkterna? Läs mer om 4 vanliga utmaningar för tillväxtbolag – och hur ni övervinner dem.
Intern eller extern lönehantering?
Det finns flera sätt att hantera lönen. Vilket som passar beror bland annat på antal anställda, komplexitet och hur mycket arbete ni vill göra själva.
|
Intern lönehantering |
Lönesystem |
Extern lönehantering |
| Vem gör jobbet? |
Ni själva
|
Ni själva |
En extern part |
| Vad får ni? |
Egen process och kompetens
|
Ett verktyg för lönearbetet |
Någon annan utför arbetet
|
| Administration |
Hög
|
Lägre, men finns kvar
|
Låg |
| Personberoende |
Ofta högre
|
Beror på organisationen
|
Lägre |
| Skalbarhet |
Kräver mer intern kapacitet
|
Ni behöver fortfarande hantera lönen
|
Skalar utan att ni behöver bygga ut internt |
Vad är skillnaden mellan ett lönesystem och outsourcing?
Ett lönesystem är ett verktyg som gör det enklare att hantera lönen själva. Ni ansvarar fortfarande för lönekörningen och administrationen. Vid outsourcing lämnar ni i stället över arbetet till en extern part. Ni behåller kontroll och godkänner lönen, medan den externa parten hanterar det praktiska arbetet.
Vad kostar det att outsourca lönehanteringen?
Där finns det inget entydigt svar. Men generellt sett beror kostnaden bland annat på:
- antal anställda
- hur många löner ni har
- komplexiteten i lönerna
- kollektivavtal
- förmåner och ersättningar
- integrationer och tidrapportering
- vad som ingår i den valda tjänsten
Två företag med lika många anställda kan därför ha helt olika kostnad för sin lönehantering.
Titta inte bara på priset för själva lönekörningen. Kontrollera också vad som ingår och hur mycket arbete som fortfarande ligger kvar hos er.
Hos Wint ingår exempelvis lönehanteringen i den fasta månadskostnaden för hela ekonomitjänsten. Vad du betalar för Wint grundar sig i hur många anställda ni är.
Se Wints priser här
Så fungerar lönehantering med Wint
När du skaffar Wint sköter vi lönehanteringen åt dig, precis som vi tar hand om bokföringen och den övriga ekonomiadministrationen.
I praktiken fungerar det så här:
- Ni och era anställda rapporterar till exempel frånvaro, semester och VAB i Wint.
- Wint hanterar löneberäkningen utifrån aktuella löneuppgifter och avvikelser.
- Lönespecifikationen blir tillgänglig för den anställda.
- Ni godkänner lönen.
- Wint hanterar utbetalning, bokföring och rapportering till Skatteverket.
Eftersom lönen och bokföringen finns i samma tjänst sparar du mycket tid, jämfört med att hoppa mellan flera separata system. Det passar särskilt bra för tjänste- och konsultbolag som växer och vill slippa bygga upp mer intern administration i takt med att antalet anställda ökar.
Läs mer om allt som ingår i Wints tjänst eller se hur Wint fungerar.
Vill ni slippa hantera lönen själva?
Om lönehanteringen tar mer tid än den borde eller blivit svår att hantera internt kan det vara dags att se över alternativen. Boka en kostnadsfri genomgång med Wint så tar vi en titt på hur er lönehantering ser ut och vad som passar er bäst.
Boka en kostnadsfri genomgång
.avif)
.avif)