Behöver du göra en kontrollbalansräkning? Så här går det till

Att stå inför en kontrollbalansräkning känns ofta mer dramatiskt än det behöver vara. För så länge du gör saker i rätt ordning kan du behålla kontrollen. Men innan vi går in på detaljerna tar vi det från början.

Vad är en kontrollbalansräkning?

En kontrollbalansräkning är en särskild sammanställning av bolagets ekonomi som styrelsen måste göra när bolaget har förbrukat sitt aktiekapital – alltså när mer än halva aktiekapitalet gått förlorat. Kontrollbalansräkningen visar hur bolagets ekonomi ser ut just nu och avgör om du måste agera direkt eller om du kan fortsätta som vanligt.

Den görs i stort sett som ett vanligt bokslut, men med vissa justeringar. Du får räkna lite snällare: vissa tillgångar får tas upp till ett högre värde och vissa skulder till ett lägre. 

Ett exempel: en kapitalförsäkring som annars bara får tas upp till vad den kostade när du köpte den (anskaffningsvärdet) får här tas upp till vad du skulle få om du sålde den i dag. Det är därför en kontrollbalansräkning ibland kan visa ett starkare eget kapital än vad den vanliga bokföringen gör.

När måste en kontrollbalansräkning upprättas?

Om något av det här stämmer måste styrelsen göra en kontrollbalansräkning genast:

• Det finns skäl att tro att mer än halva aktiekapitalet är borta.
• Kronofogden har misslyckats driva in en skuld som ligger på bolaget. 

Ansvaret ligger på hela styrelsen. Och för att dra igång processen räcker det alltså att det finns skäl att tro att halva aktiekapitalet är förbrukat – du behöver alltså inte vänta på ett färdigt bokslut för att agera. Att hålla koll på det egna kapitalet löpande och inte bara vid årsskiftet är särskilt viktigt för bolag som växer snabbt.

‍Från kontrollbalansräkning till kontrollstämma – steg för steg

En kontrollbalansräkning följer en bestämd ordning som står i aktiebolagslagen. Så här går den till:

1. Upprätta en kontrollbalansräkning. Ställ upp bolagets tillgångar och skulder som de ser ut just nu. Här kan vissa tillgångar värderas högre och skulder lägre. Reglerna för detta hittar du i 25 kap. 14 § i aktiebolagslagen. Hela styrelsen ska sedan skriva under kontrollbalansräkningen.

2. Låt revisorn titta på den. Har bolaget en revisor ska hen granska kontrollbalansräkningen. Har bolaget ingen revisor, hoppa över det här steget.

3. Gå igenom resultatet. Täcker det egna kapitalet minst hälften av aktiekapitalet behöver du inte gå vidare – men spara dokumentet och notera det i styrelseprotokollet. Är mer än halva aktiekapitalet borta, gå vidare till steg 4.

4. Kalla till en första kontrollstämma. På mötet bestämmer ägarna att antingen avveckla bolaget (likvidation) eller att köra vidare och försöka få tillbaka kapitalet. Väljer du att fortsätta får du en frist på åtta månader – en så kallad rådrumsfrist – att bygga upp aktiekapitalet igen.

5. Bygg upp kapitalet igen inom åtta månader. Du har åtta månader på dig att komma i kapp och göra vinst. Exakt hur det går till kan variera. Utgångspunkten är att försöka sälja mer, men det är heller inte ovanligt att ägarna inte tar ut någon lön till dess att aktiekapitalet är återställt, skjuter till egna pengar (aktieägartillskott) eller tar in nytt kapital (nyemission).

6. Håll en andra kontrollstämma innan de åtta månaderna är slut. Nu gör styrelsen en ny kontrollbalansräkning (som revisorn granskar igen, om bolaget har en). Visar den att hela aktiekapitalet är återställt kan du fortsätta som vanligt. Gör den inte det bör bolaget avvecklas. Om du väljer att trots driva vidare verksamheten så gör du det med personligt betalningsansvar.

Läs även: Jag behöver mer pengar till företaget – 3 situationer och lösningarna på dem

Räkneexempel

Säg att ett bolag har 25 000 kr i aktiekapital. Efter ett par tunga år har det egna kapitalet krympt till 10 000 kr. Eftersom 10 000 kr är mindre än halva aktiekapitalet (12 500 kr) behöver styrelsen göra en kontrollbalansräkning.

När den ställs upp visar det sig att kapitalförsäkringen är värd mer än vad som står i bokföringen. I en kontrollbalansräkning får man ta upp dem till det högre värdet – och då ser läget genast bättre ut:

‍

Med kapitalförsäkringen medräknad landar det egna kapitalet på 40 000 kr – alltså mer än halva aktiekapitalet om 12 500 kr. Då behöver styrelsen inte kalla till någon stämma. Men spara kontrollbalansräkningen och lägg in det i ett styrelseprotokoll.

Om siffran landade under 12 500 kr hade det varit läge att kalla till en första kontrollstämma för att där bestämma nästa steg.

Vad händer om kapitalet inte återställs inom åtta månader?

Bestämmer den första stämman att köra vidare har du åtta månader på dig. Innan de är slut håller du en andra kontrollstämma, och då måste hela aktiekapitalet finnas på plats igen – inte bara hälften. Annars ska bolaget avvecklas. Fattar stämman inget sådant beslut måste styrelsen vända sig till domstol och begära det.

Struntar man i det här – ingen kontrollbalansräkning i tid, ingen stämma, eller att man kör vidare fast bolaget egentligen borde ha avvecklats – kan du och de andra i styrelsen bli personligt ansvariga för bolagets skulder.

Så kan Wint hjälpa till

Med Wint får du koll på det egna kapitalet löpande – inte bara vid bokslutet. Bokföringen sköts automatiskt och du får realtidssiffror direkt i Wint, så att du kan upptäcka en framtida kapitalbrist innan den blir akut. 

Så funkar Wint

‍